Les logiciels de présentation (dit aussi de PréAO, présentation assistée par ordinateur) sont utilisés dans pratiquement toutes les organisations. Le plus célèbre d'entre eux est bien sûr l'incontournable Microsoft Powerpoint. Ces logiciels, par les usages qui en sont faits, mettent en péril les organisations.

Ces logiciels ont été conçus pour fabriquer des "diapositives" ("slides") accompagnant et illustrant le discours d'un orateur quelconque, soit en petit comité (argumentaire commercial...) soit en réunion d'entreprise (comité de projet...), soit en conférence avec des centaines de personnes dans la salle.

Or, du rôle accessoire d'illustration du discours, ces outils en sont arrivés bien souvent à être le discours. Et c'est là un grand danger. Le discours est en effet réduit à quelques points peu ou pas argumentés, où la structuration du raisonnement a été remplacée par la structuration formelle.

Si les multiples options pour faire aisément clignoter ou surgir des objets dans tous les sens place Microsoft Powerpoint sur le banc des accusés, il faut être conscient que le véritable coupable n'est pas le logiciel mais bien celui qui l'utilise.

Le bon usage d'un logiciel de présentation, c'est de distinguer le texte du discours et ses quelques illustrations, destinées à être projetées. On peut, par exemple dans Powerpoint, mettre le texte en commentaire de chaque diapositive et, si l'on doit distribuer la "présentation", donner sa version avec les commentaires (de préférence en format PDF d'ailleurs : le haut de la page est ce qui a été projeté, le bas le texte prononcé).
Ce système peut être utile lorsque le discours est simple, par exemple une présentation commerciale.

Une autre manière de faire est d'écrire un véritable discours dans un logiciel de traitement de texte et d'y insérer sous forme d'images les diapositives projetées au fur et à mesure que le discours est prononcé. Cette manière de faire est adaptée pour les réunions aux thèmes plus complexes.

Bien entendu, le document distribué, s'il doit être distribué, peut comporter des liens hypertextes ou des références à d'autres textes (par exemple : des URL de documents disponibles sur le web) pour approfondir la réflexion, exactement comme des notes de bas de page dans un livre.

Que doit contenir une diapositive ?

Une diapositive ne doit pas comporter de multiples éléments. Elle doit se centrer sur une information, éventuellement déclinée en sous-informations (par exemple : "achetez mon beau produit" suivi des forces du dit produit sous la forme d'une liste de points).

Pour appuyer un discours, la diapositive la plus pertinente est un schéma, une photographie ou un dessin. Si l'on parle de la croissance des ventes, il convient de montrer le graphique de celles-ci. Si l'objet de la présentation est le chantier d'un bâtiment, projeter des extraits de plans ou des vues d'artiste est le plus pertinent. On peut aussi projeter des phrases choc, de simples mots clés qui doivent être mémorisées par l'auditoire (par exemple, si la réunion vise à mettre en oeuvre un plan d'efficacité, d'efficience et de faible coût, le discours pourra s'appuyer sur trois diapositives comportant uniquement, respectivement, "efficacité", "efficience" et "faible coût" en gros).

Mais, en aucun cas, il ne faut que la diapositive ne nécessite une longue lecture.

Articulation du discours et de la présentation

La forme même de la diapositive exclut le discours raisonné. Si le discours peut se limiter à ce qui est écrit sur la diapositive, il est inutile. Son simplisme peut même être dangereux et donner l'impression qu'une situation complexe ou délicate est aisée à traiter voire sans risque.

De plus, si l'auditoire est occupé à lire et analyser une longue diapositive, il n'écoute plus l'orateur. Les humains sont en effet assez peu multitâches.

A l'inverse, si l'orateur fait réfléchir et que la diapositive donne une illustration choc, le discours frappera par deux canaux distincts la mémoire des spectateurs et sera ainsi mieux assimilé.